皆さんは上司に「報連相をしっかりしろ」と上司に怒られたことはないですか？
報連相はものすごく単純そうでタイミングや頻度どの情報を上司が求めているのかなどの見分けが実は難しい内容です。
おそらく新卒や社会人になりたての方は「できない」という事がほとんどでしょう。
しかしここが出来れば上司からすれば「あいつに任せると安心だな」という風に上司から安心感や信頼感が生まれ、「気が利く新入社員」という印象にもつながります。
それでは早速見ていきましょう。
１.報連相がなぜ必要なのか？
そもそもなぜ報連相が必要なのかから見ていきましょう。
報連相は会社の風通しの良さが出るところです。
風通しって何？って思うと思いますが、これは情報共有の強さを表し、報連相がしっかりできていれば人間関係が良くなり会社のイメージ業績アップ・競争力アップにもつながります。
会社の雰囲気がピリピリしていたら上司の追求から逃れたい心理で報連相もしたくなくなりますよね。
上司の目線も考えてみましょう。
会社の多くの人が同時に業務を遂行し、１つのチームとして動いています。
その人たちの働き方をみて最大の成果を生むためにリソースを調整して、優先順位を決めているのは管理職などの上司です。
しかし多くのメンバーを束ねている場合や自分も業務を担当している場合指示を出した相手に上司自身がいちいち進捗を確認にはいけません。
確認するとしても手間がかかって非常に大変です。
このような場合、部下が自ら上司に情報を上げていく方が効率的です。
報連相は必要なところに情報を集めて判断するために必要なことなのです。
２.報連相ができない理由は？
でもやっぱり報連相やれやれと言われるけど難しいですよね。
できない理由としてはこんな感じだと思います。
報連相が出来ない理由は？
・報連相のタイミングが分からない
・どう報連相したらいいか伝え方が分からない
・怒られるのがこわくて後回しにしてしまう
・相手が言いにくい雰囲気を漂わせている
（１）報連相のタイミングが分からないから報連相ができない
報告のほしいタイミングも人によって様々です。
一度営業に行くにしても、どこに行くのか、どんな内容の話をするのか、結果だけ教えてほしいのかなど人や案件によって様々です。
なのでざっくりとした適当系上司の下でしていれば、報告のタイミングをそんなに意識しなくてもいけていたものが、きっちり系の上司に代わった瞬間に
「なぜそんなに報告しないんだ」と怒られるという事は結構ありがちなことです。
どういう内容を報告すべきなのか？
上司は何を気にしているのかなどが分からないとそもそも何を伝えたらいいかもわかりません。
そして上司も勿論新入社員のダラダラとしていて、結論を最初に言わないなどの報連相であればうっとうしく感じてしまいます。
如何に簡潔にまとめて伝えるかも大切なポイントです。
（３）怒られるのがこわくて後回しにしてしまい報連相できない
あなたも一度は経験することになるでしょう。
自分が仕事でミスや不祥事を起こしてしまったり、小さな案件や大きい案件であればより上司には報告しにくいものですよね。
ですが、そういうミスや不祥事ほどすぐに対応した方がいいことがほとんどで、すぐに上司に伝えなければ、「なぜすぐ伝えなかったんだ」と怒鳴られることにもなります。
（４）相手が言いにくい雰囲気を漂わせて報連相できない
皆さんも経験があると思いますが、「今ちょっと忙しそうだな」とか「悪い報告だから機嫌悪くなりそうだな」とか思ったことがあると思います。
ですが、これも１つのルールだけ決めておけば簡単に解消できます。
３.報連相ができない人の簡単な解決方法？
それは・・・「まず手順と報連相のタイミングを確認しておくこと」です。
①指示を受けたら何をどのように進めるのかを依頼者に確認します。
どの段階で報告する、こういう時には相談すると前もって決めておけば、実際に報連相を行うときにもためらわずに済みます。
つまり事前に報連相のルールを共有しておくことが一番確実です。
またイレギュラーな事が起こった時は直接相談するだけなので上司に心配をかけることもありません。
これさえ出来ていれば、上司と報連相のルールを決めて決めた通りにしているだけなので「報連相が出来ていないじゃないか」と言われることはまずありません。
②突発的な事象が出てきた時は報告する。
①の内容で大半のパターンは出来ていますが、成果に影響したり、大幅な遅れを取ったりする場合は報告するというイレギュラーがあれば報告するという事を決めていれば尚良いでしょう。
上記のパターンが出来ない場合は報告・連絡・相談を分けて考えてみましょう。
４．報告・連絡・相談に分けて考えてみた
①報告（タイミングと方法が大切）
上司からの命令・指示・依頼に対してその進捗を言うことです。
また突発的なトラブルについて伝えることも報告です。
悪い報告もしたくないかも知れませんが、悪い報告こそ、早めの対処で最小限の被害で押さえることが出来るケースが非常に多いです。
逆放っておいた方がかえって「なぜあの時言わなかったんだ」と言われかねません。
報連相の中でも上司や会社の判断にかかわることが多く重要度が高いのでまず意識してみましょう。
報告をするべきタイミングはこんな感じです。
報告するタイミング
・指示された仕事が終わった時
・長期の仕事の進行状況の中間報告
・仕事の進め方に変更が必要な時
・新しい情報を入手した時
・仕事に対する新しい改善方法を見つけた時
・ミスした時
②連絡内容は確実な把握をする
単に情報を知らせることを意味します。
事実や決定事項を伝える事はとてもいいことですが、不確定な情報は情報程度にしかならず、確実な情報を渡すことが出来ていません。
決定事項なのか未決定事項なのかを明確にしてから、出来るだけ正確に伝えましょう。
曖昧な連絡は聞いたものが混乱を招きます。
③簡潔かつ迅速な連絡を心がける
・連絡に際して結局何が伝えたいのかを考えることが大切
・連絡する内容が決まったらそれを関係者全員に迅速に伝えましょう。
・連絡は簡単なものなら口頭で複雑なものぐらふや数字などなら文章で行いましょう。
これは私が体験したことですが、私も入社したての頃は説明が下手くそで、
ある時上司に悪い報告をしないといけない時に
「お前の説明は長いから時間のある時に聞くわ」と言われて
時間がたってから報告することになり、会社の被害が拡大してしまうという事がありました。
聞いてもらえる簡潔で分かりやすい説明は大切です。
④ほかの人に意見を求めること
新入社員の時は関連する知識も少なく経験も浅いため自分の判断だけで進むと大きなミスや時間・コストの損失に繋がります。
自分で判断出来ないと感じることについては積極的に相談して自分より能力や経験がある人の助けを借りていくことが自分を成長させる上で重要です。
「相談」は1. 現状、2. 目指すべきところ、3. 現状までのプロセスに分けて情報整理
良いアドバイスをもらうためには分かりやすくてアドバイスのしやすい相談を心がけましょう。
まずはいう内容を絞ることが大切
２．相談したい事柄の目指しているところ（目指すべきところ）
３．相談する前にすでにやったこと、それをやった後に目指している状態にならなかった理由（現状までのプロセス）
大切なのは自分の相談するべきことが何のなのかを明確にすることです。
報連相を上手にするコツ
・少し手を付けたらまず報連相をする
・悪いことほど早く報連相する
・結論やテーマから伝える
５．最後に
以上が報連相のやり方ですが、
これがしっかり出来るだけで上司からの信頼やコミュニケーションも増えてより順風満帆に近づいていくので頑張っていきましょう。
